Как заполнить транспортную накладную

• Какие законы регулируют правила заполнения ТН?
• Когда и как оформляется транспортная накладная?
• Как заполнять разделы транспортной накладной

Транспортная накладная (ТН) — это документ, позволяющий подтвердить расходы, понесенные в процессе доставки грузов. В нем указывают краткую информацию об отправителе и получателе товара, маршруте перевозки и самой продукции.

Бесплатная консультация

Получите лучшие топливные карты для юридических лиц

Заказать топливные карты

Нередко ТН путают с ТТН — товарно-транспортными накладными. Это схожие документы, но во втором, помимо прочего, содержатся сведения о расходах на сам груз, а не только на его перевозку. Ранее ТТН активно использовались в торговле. Но в настоящее время во избежание путаницы рекомендуется использовать отдельные транспортные и товарные накладные. Исключение составляют только случаи перевозки алкоголя — этот товар требует обязательного оформления ТТН.

На основании транспортных накладных компании выставляют счета на оплату перевозок. Клиенты, апеллируя к ТН, могут предъявлять свои претензии к качеству оказываемых услуг. Помимо этого, транспортная накладная входит в пакет обязательных документов, которые нужно предоставить в налоговую для получения вычета по НДС.

В связи с тем, что ТН имеет большое значение и для перевозчиков, и для их клиентов, к ее заполнению предъявляются особые требования. Такие документы должны составляться на заранее подготовленных бланках, утвержденных Правительством РФ.

Какие законы регулируют правила заполнения ТН?

Главный нормативный акт, который устанавливает правила оформления транспортных накладных, — 259-ФЗ от 08.11.2007. Федеральный закон регулирует порядок заполнения ТН в общих чертах. Актуальные образцы документов утверждаются отдельными нормативными актами. Текущая форма транспортной накладной введена в действие постановлением Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, к которому были добавлены поправки в конце 2021 года.

Начиная с 2022, транспортные накладные, равно как и другие грузосопроводительные документы, можно оформлять в электронном виде. При таком способе заполнения следить за актуальностью бланка не требуется — он обновляется автоматически.

Когда и как оформляется транспортная накладная?

ТН является необходимой во всех случаях, когда доставкой груза занимается третье лицо, а не его владелец. Иными словами, этот документ нужно обязательно оформлять, если заключается договор перевозки. Помимо этого, он потребуется в том случае, если продавец доставляет покупателю товар на своем авто, и взымает за эту услугу дополнительную плату. Если стоимость перевозки входит в цену продукции, ТН не понадобится.

Как правило, составлением транспортной накладной занимается грузоотправитель. Он вправе самостоятельно выбрать, в каком виде оформлять документ — бумажном или электронном. Накладная составляется на груз, перевозимый в одной машине. Если партия товара отправляются частями, на каждую поездку придется выписывать отдельный документ.

Подписывать транспортную накладную должны все участники процесса доставки: получатель, отправитель и перевозчик. В качестве последнего часто выступает водитель. Он вправе подписать документ за перевозчика, если в его полномочия входит подобное действие и на это у него имеется доверенность.

При заполнении ТН указываются основные данные обо всех участниках перевозки:

• ИНН;
• номер телефона;
• ФИО (для физических лиц);
• юридический адрес (для компаний);
• полное наименование (для юридических лиц).

Если транспортная накладная оформляется в бумажном виде, необходимо печатать ее в 3 экземплярах. Одна копия останется отправителю груза, другая — получателю, третья — перевозчику. Если накладная выступает в качестве первичного учетного документа, необходимо оформлять четвертый экземпляр. Он останется у грузоотправителя.

Если ТН заполняется в электронном виде, ее не требуется дублировать на бумаге или распечатывать. Достаточно завизировать документ с помощью УКЭП. Водитель может использовать во время работы УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись). Но руководителю в этом случае придется заново завизировать документ с помощью УКЭП.

Как заполнять разделы транспортной накладной

В соответствии с действующими правилами, заполнять необходимо все разделы ТН за исключением тех, что отмечены словосочетаниями «при наличии» или «при необходимости». Отсутствие информации в какой-либо графе считается ошибкой (если данных нет, следует ставить прочерк).

Прежде чем приступать к заполнению разделов, необходимо оформить шапку документа. Грузоотправитель указывает:

• дату оформления накладной;
• номер документа;
• порядковый номер экземпляра (от 1 до 4);
• дату и номер заявки.

После оформления шапки владелец товара приступает к заполнению разделов:

• № 1 «Грузоотправитель». В этом разделе указывается основная информация о первоначальном владельце товара. В соответствующие строки вносятся ФИО или название компании, идентификационный код, адрес регистрации, мобильный телефон. Если в качестве отправителя товара выступает экспедитор, он указывает собственные данные в этих графах и заполняет раздел 1а. Если груз не был передан во владение перевозчику, информацию заполняет заказчик услуг доставки. При приеме транспортной компанией груза в собственность в соответствующей графе ставится отметка «является экспедитором».
• № 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)». Графы в этой части накладной не являются обязательными к заполнению. Информация в них вносится только в том случае, если есть договор на перевозку. На листе необходимо указать реквизиты этого документа, а также внести данные о заказчике услуг экспедиции.
• № 2 «Грузополучатель». Эта часть заполняется аналогично первой. В ней указываются данные о получателе товара и информация об адресе доставки.
• № 3 «Груз». Эта часть накладной заполняется лицом, перемещающим товар в автомобиль. Она включает в себя графы, в которые необходимо вписать наименование продукции, количество мест, массу и габариты. Также следует указать наличие и тип тары и упаковки. Если перевозятся опасные вещества, приводится их перечень. Объявленную стоимость допускается не указывать.
• № 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)». В этой части указываются сертификаты, паспорта, удостоверения и т. д.
• № 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В данном разделе приводится информация о температурном режиме, санитарных требованиях и т. д. Также указываются лица, которые могут отдать распоряжение о переадресовке. При необходимости можно вписать дату и время доставки, обозначить маршрут движения товара.
• № 8 «Прием груза». В этой части документа указываются адрес объекта, с которого отправляется товар. Также приводятся реквизиты лица, совершающего погрузку. После прибытия машины по адресу в пустые графы вносится информация о дате и времени проведения работ.
• № 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Этот раздел может потребоваться только при наличии претензий к контрагентам.
• № 12 «Стоимость перевозки груза». Этот раздел заполняется при использовании транспортной накладной в качестве документа первичного учета. В нем указываются реквизиты договора и цена оказанных услуг.

Оставшиеся разделы заполняются перевозчиком и получателем. Первый указывает сведения о транспортном средстве, вписывает адрес переадресовки, вносит данные о стоимости. Второй обычно заполняет только раздел 10 «Выдача грузов». В нем указываются дата и время прибытия машины, состояние пломб, товара и упаковки, количество мест и масса продукции. Помимо этого, водитель/перевозчик и грузополучатель ставят свои подписи на прочих листах, заполненных отправителем.

При оформлении накладной стоит избегать ошибок, но если они допущены, их разрешается исправить. В бумажном варианте неверные данные зачеркиваются одиночной чертой так, чтобы текст остался читаемым. Далее вписывают правильную информацию и делают отметку «исправлено». Рядом указывают дату корректировки и ставят подпись с расшифровкой.